外贸开发信里常见的10种错误，你有没有中枪？

外贸业务干货 2年前 (2022) 外贸小哥

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开发信是外贸业务员拓展国外客户的“敲门砖”，是打通与客户合作的第一道门槛。但是，很多外贸人，尤其是外贸新人，依然会苦恼为什么自己发送的开发信都石沉大海了？

那么除此之外，还有一些问题是完全出在你的外贸开发信里，并且这些基础问题是每个人都可以完全避免的。所以今天总结常见的10种错误，你可以对照自查，及时纠正和优化。

邮件写得过长

所有外贸人都想让客户对自己的产品感兴趣，因此可能就有很多人会在开发信说很多内容，导致邮件过长。如果写的水平高，客户也许还看几眼，如果只是一味的推产品，客户看不了几个字就会关掉，效果适得其反，让人生厌。所以写开发信时，一定要抓住重点，言简意赅。

没有明确的主题

有的人写开发信，主题不明确，客户根本没兴趣去打开陌生人的邮件。还有一部分会在写邮件时这样设置主题：“we are the manufacturer of lights”等，客户一看就知道是推销信。站在客户的角度上想，时间是非常宝贵的，那么如何把主题写好，让客户忍不住打开看看，这就是个技术活了。以下是值得参考的开发信标题，我按类别做了细分，供参考。

产品+用途

"Labeling machine for Water Bottles"

强调是用于水瓶的贴标

"Rattan Table and Chairs for Outdoor Using"

强调是户外使用

"Dust Cleaner for Industry Area"

强调吸尘器运用于工业领域

问句式，勾起好奇心

"How to choose/ pick the durable LED light? "

强调灯饰耐用。

"How to get the fadeless custom shirts? "

强调衣服来样定做，印刷不会褪色。

"What's a filling machine (with pictures) "

说明机械名字，并且强调附图。

"I called you, but you didn't answer"

告知打过电话，却没回复。可能会勾起好奇心，可能会引起愧疚，也可能直接删除。但总得试一试，结果谁说得准呢。

展现优势

"Installation for the Blowing Machine in Turkey"

告知已经在土耳其完成吹瓶机安装。

"Final hours! Will you save you 50%?"

节约成本。

"Can you reach your supplier in the midnight? "

反问客户能半夜联系到他的供应商吗？代表你能够，这是你的个人优势。

告知消息

"New arrival of Mugs from ABC China"

表明新款到货的产品。

"Please visit our stand A139 at PPP Fair in Kenya"

告知参展信息，含展会名称、展会摊位、参展国家。

标题中嵌入客户名字，引起注意

"Hello Peter, can you please give me 2 min?"

"Tim, are you fine with your suppliers now? "

实战中，以下几个标题打开率比较高

"somebody recommended I get in touch."

前提：必须是事实中有共同联系的人引荐，介绍。

"Don't sell last year's style. New arrival of XXX."

前提：公司有新品推出，或者在目标客户的市场里算是新产品。

"Sending you an offer for XXX."

前提：这个算是通用标题，它的最佳发送时机是推断出对方正处于采购季，或者获悉对方正在发询盘询价。

"Here is a way to crush your competitor."

前提：通过综合分析后，你比较了解客户市场，甚至是其竞争对手。而你们刚好有优势、方案或者能力，能够帮助他一起占领市场份额。

"目标客户名字+read this email to get benefited."

这算是我发开发信里回复率最高的一个标题了。我想原因应该有两个，一是一般我们看到自己的名字在邮件标题，肯定会很好奇；二是后面的内容，提及到的"get benefited" 让人更加产生点开的兴趣。

长篇大论的介绍公司

有人会反问，那是不是完全不写呢？当然不是，如果你的公司有突出的优势，可以写，但是要巧妙的嵌入文章中，这就要看你的水平了。例如，你可以这样写：We supply solar lights for Home Depot with high quality and competitive price. Hope to cooperate with you!

爱炫耀英文水平

还有一部分人很自恋，多发生在初出茅庐的外贸新手。与其说，他在写开发信，倒不如说他在自我欣赏。总想把文字写得很出彩，各种语法从句层出不穷，还喜欢用冷僻词，最后重点反而被掩盖。其实开发信只需要用最简单的词汇来表达你要表达的东西，一封好的外贸开发信一定是“简洁”、“清楚”、“准确”。包括在日常工作中，给客户的每一封商务邮件，都应该遵循7C原则：外贸业务员写好每封邮件的基本原则。

喜欢用奇怪的字体

为了能让客户注意到自己，还有一些人会走“曲线救国”的道路，喜欢用很夸张的字体、颜色，甚至放大、加粗，再用斜体等等来搏出彩。殊不知这种华而不实的噱头反而会掩盖邮件本身的意义，除非是非常着急的事情，否则不要大篇幅大写或加粗。

主动语态用得太多

主语用的太多，让人觉得主观意识太强，看的人内心隐约出现抵触心理。如果你仔细琢磨老外的行文方式，很少会充满We、I之类的人称，相反要多用被动语态。比如：我们明天会寄样品。中国人就会喜欢说We'll send you the samples tomorrow. 当然这句话没错，但是老外就不一定喜欢。要是他们，通常会这样写：Samples will be sent to you tomorrow. 用得是被动语态，人称就没有了，很严谨、很真实，不带情感因素。合适的表达方式和语句在沟通过程中非常重要，参考：20句能让你的潜在客户喜欢上你的英文话术。

问些毫无意义的话

比如Do you want our products？（你想要我们的产品吗？），就没什么意义。如果客户说No，你怎么回复？而且本身你是做销售的，你希望客户感兴趣，所以你要引起客户的兴趣，而不是成了客户在求你，非你不可。写开发信一定要清楚一点，现在是买方市场。所以在还没有正式沟通之前，告诉客户你是谁、你做什么、你的优势在哪里，清楚表述出这3点，并且留尾吸引客户回复，建立沟通机会慢慢谈才是重点。

喜欢用附件和图片

有人在初次给潜在客户写开发信时，就想把自己的产品一下子让客户都知道，所以不但插图还加附件，虽然这样做没什么不好，但是这样很容易被邮箱服务器拦截。一般等到新客户主动询价时，回复中适量的插入报价单或者图片就可以了。所以通常情况下，第一次联系客户最好使用全文本，不要出现任何的图片和附件。即使是收到客户询价后第一次报价，如果客户没有指定要求，尽量避免用excel或word附件，最好是直接在邮件里简单写明。

喜欢插入URL链接

很多人在写开发信时，喜欢在内容里加上自己公司的网址，或者在签名的下面加上链接，这样做，同样有很大的概率被邮件服务器拦截掉。最好在客户回复后，第二次给他写邮件的时候插入这些。

语气过于生硬

写开发信时，不要语气生硬、直来直往，你的情绪会影响客户的决定。邮件本身是比较死板的，在电脑面前阅读那些冰冷的字眼，和面对面的交谈或者电话沟通是完全不一样的。例如，“Pls give me reply today.” 这句话如果面对面或者电话里通过声音传播，客户不会觉得有什么问题，会很高兴说ok，或者no problem。但如果放在邮件里，就略微生硬了点，如果改成"Could you please help to give me reply today?" 用的是疑问句，加上could、 help这样的字眼就显得十分委婉、舒服，还明确表达了你准确意愿。